Alles, was Sie im Vergütungsbereich machen oder unterlassen, ist Kommunikation!
Das erste Axiom von Paul Watzlawick lautet: „Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“
Dieser Grundsatz gilt für auch für das Vergütungsgeschehen.
Falsche angelegte Vergütung ist ein Reputationsrisiko
Im Bereich der Reputationsrisiken ist dies vielen Firmen bewusst. Deswegen sollen Litigation Manager bei Bedarf die Öffentlichkeit gezielt informieren und gleichzeitig Schäden an der Reputation des Unternehmens zu vermeiden.
Manche Arbeitgeber gehen davon aus, dass die Vergütung eine einfache Summe aus Grundgehalt und zusätzlichen Boni ist. Wenn Sie jedoch die Motivation Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und zusätzliche wie steueroptimierte Leistungen, Urlaubszeit, Erfolgsbeteiligung oder Aktien und Altersvorsorgepläne usw. anbieten, kann dies einen echten Unterschied machen.
Der Umgang mit Vergütung kommuniziert auch einen Inhalt
Alles, was Personalabteilungen und Führungskräfte machen oder unterlassen, ist Kommunikation. Wenn Details darüber, wie Vergütungspläne funktionieren und wie variable Vergütung erfolgt, »kommuniziert« oder unter Verschluss gehalten werden, ist dies eine Art von Kommunikation. In jeder Phase der Gestaltung, der Implementierung und der Verwaltung von Vergütungssystemen werden Botschaften gesendet – unbeabsichtigt und oft auch unbeabsichtigt.
Wird alles, was in den Vergütungsplan einfließt, richtig kommuniziert, fühlen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertgeschätzt. Eine bewusste und angemessene Kommunikation der Vergütungs- und Zusatzleistungen kann:
- die Arbeitsmoral verbessern
- die Motivation und die Produktivität der Mitarbeiter steigern
- Enttäuschungen und Erwartungshaltungen verringern
- Problemen in den Mitarbeiterbeziehungen vorbeugen
- helfen, die Mitarbeiter über alle Vorteile und Anreize, die sie haben, zu informieren und zu motivieren.
Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber bei der Erläuterung des Vergütungssystems proaktiv tätig werden. Die Erläuterung der Vergütungssystematik im Rahmen von ein oder zwei Betriebsversammlungen und die Übergabe einer Hochglanzbroschüre sind hier bei weitem nicht ausreichend. Eine kontinuierliche Kommunikation über die Vergütung ist notwendig, um die Vergütungsarbeit besser und effektiver zu gestalten.
Beim Vertrieb ihrer Produkte haben sich die Unternehmen diese Erkenntnis schon lange zu Herzen genommen und wenden Penetrationsstrategien an. Auch wenn das Bild der Penetrationsstrategie vielleicht nicht optimal ist, so macht es doch deutlich, wie wichtig die Kommunikationsstrategie ist, die Bewerber und Bewerberinnen und die ganze Belegschaft erforderlich ist.
Entwicklung einer Strategie für die Kommunikation zum Thema Vergütung
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Leistungen, auf die sie Anspruch haben, informiert sind und dass sie Vertrauen in das Unternehmen entwickeln. Dies ist wichtig für das Gefühl der Wertschätzung, das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Recht einfordern. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie dem Unternehmen erhalten bleiben.
Eine Strategie stellt sicher, dass die Kommunikation einheitlich erfolgt und dass alle Beteiligten auf einem vergleichbaren Informationsstand sind. Bei der Entwicklung der Kommunikationsstrategie sollten auch die Unternehmenskultur, die Größe der Organisation, die finanzielle Situation des Unternehmens (keine widersprüchlichen Aussagen) berücksichtigt werden. Ebenso sind die Geschäftsziele und die Frage, wie leicht oder schwer es ist, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, zu berücksichtigen.
Entscheiden Sie, wer für die Kommunikation der Vergütungsentscheidungen zuständig ist.
Sobald Sie einen Plan aufgestellt haben, müssen Sie entscheiden, wer für die Kommunikation Ihrer Vergütungsstrategie an die Mitarbeiter verantwortlich ist. Idealerweise sollte die Personalabteilung dafür verantwortlich sein. Es ist jedoch möglich, dass ein kleines Unternehmen nicht über eine eigene Personalabteilung verfügt. In diesen Fällen ist der Geschäftsführer oder die Leiter der einzelnen Abteilungen für diese Aufgabe zuständig.
Wie oft sollte über das Thema Vergütung im Unternehmen gesprochen werden?
Grundsätzlich werden alle Mitarbeiter bei Eintritt ins Unternehmen über die zu erwartende Vergütung informiert. Allerdings ist es mit dieser einmaligen Maßnahme nicht getan. Es verbessert i. d. R. die Arbeitsmoral und steigert die Produktivität, wenn offen über die Vergütung gesprochen wird.
Entscheiden Sie im Rahmen Ihres Kommunikationsplans, ob Sie mit Ihren Mitarbeitern über die Vergütung sprechen wollen.
Unterschiedliche Empfängerhorizonte berücksichtigen
Bevor Sie mit Ihren Mitarbeitenden über die Vergütung sprechen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, mit wem Sie sprechen. Ist es eine einfache Position oder eine Führungsposition? Welche Bedürfnisse haben die Adressaten? Welche »Sprache« sprechen sie? Wenn Sie sich über diese Aspekte im Klaren sind, können Sie den Ton Ihrer Kommunikation adressatengerecht bestimmen und das Gespräch auf die Beweggründe der Empfänger lenken.
Entscheiden, was in der Vergütungskommunikation kommuniziert werden soll
Eine offene, transparente und glaubwürdige Vergütungskommunikation kann das entscheidende Bindeglied zwischen Leistungssteigerung und allgemeiner Zufriedenheit sein.
Zwei Dinge sollten Sie Ihren Mitarbeitern über die Vergütung unbedingt mitteilen: Zum einen die Vergütungselemente und zum anderen die Vergütungsphilosophie Ihres Unternehmens.
Die Vergütungsphilosophie des Unternehmens kommunizieren
Zunächst sollten Sie die Vergütungspolitik und -philosophie des Unternehmens erläutern. Auf diese Weise können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser verstehen, wie Sie zu Ihrer Entscheidung gekommen sind. Es hilft ihnen auch zu verstehen, dass die Vergütung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer strukturierten und fairen Basis erfolgt. Unternehmen können ihre Vergütung auf unterschiedliche Weise strukturieren. Einige Faktoren, die in die Vergütungsentscheidung einfließen, sollen hier erläutert werden. Dies können beispielsweise sein:
- die Funktion: Position des Mitarbeiters
- Kenntnisse und Fähigkeiten: Qualifikationen des Mitarbeiters
- Entscheidungsbefugnisse: In welchem Rahmen darf der Mitarbeiter welche Entscheidungen treffen
- Verantwortlichkeiten: Was vom Mitarbeiter in seiner Funktion erwartet wird
- Branche: Geschäftstätigkeit des Unternehmens und Konkurrenten.
Die Offenlegung der Entscheidungskriterien schafft Transparenz und zeigt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fair behandelt werden. Sie kann auch als Anreiz dienen. So kann sich ein Mitarbeiter z. B. für eine Weiterbildung entscheiden, wenn er der Meinung ist, dass er dadurch sein Gehalt erhöhen kann.
Kommunikation der Vergütungsbestandteile
Der zweite Schritt ist die Weitergabe der Informationen an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Damit zeigen Sie ihnen, dass Sie, abgesehen von Ihrer oben beschriebenen Vergütungsphilosophie, auch ihre individuellen Fähigkeiten berücksichtigt haben, um über ihre Vergütung zu entscheiden, und dass Sie sich persönlich um sie kümmern.
Bei der Kommunikation der Vergütung mit den Mitarbeitern ist es wichtig, jede einzelne Leistung, aus der sich der Vergütungsplan zusammensetzt, zu berücksichtigen.
Beginnen Sie mit dem Grundgehalt des Mitarbeiters. Dann sollten Sie Boni und andere jährliche Leistungen wie Krankenversicherung, Kindergeld, Gewinnbeteiligung, Aktien usw. angeben. Als Nächstes sollten Sie bezahlten Urlaub, Feiertage und Krankheitstage angeben. Es ist wichtig, dass Sie auflisten, was Ihre Mitarbeiter monatlich erhalten. Außerdem sollten Sie alle Beträge aufführen, die langfristig angelegt sind und bei Fälligkeit ausgezahlt werden, wie z. B. Betriebsrenten. Durch eine vollständige Auflistung der Leistungen fühlen sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt und anerkannt.
Fazit: Vergütung ohne richtige Kommunikation rentiert sich nicht für Unternehmen
Vergütung ist ein äußerst wirkmächtiges Kommunikationsmittel. Was kommuniziert das Vergütungssystem ihrer Firma? Mit dem Vergütungssystem sagt ein Unternehmen viel über seine Unternehmenskultur und das darin verankerte Menschenbild aus. Die Basis bildet immer eine funktionsorientierte Stellenbewertung, wie beispielsweise easygrading.
Gerne stehen wir Ihnen seitens der Vergütungsberatung respondeo bei der Gestaltung und Optimierung der Vergütungssystematik und der Entwicklung der Kommunikationsstrategie begleitend zur Seite.
Wir analysieren den Status quo, definieren Prioritäten und begleiten Ihr Unternehmen Schritt für Schritt bei der Umsetzung der Ziele.
Wir sind auch gerne bereit, Ihnen die Funktionsweise von easygrading zu erklären.
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