Wie vermeiden Arbeitgeber Haftungs- und Reputationsrisiken aufgrund des Entgelttransparenzgesetzes und des Antidiskriminierungsgesetzes?
Jahresrückblick und Ausrichtung für die künftigen Monate
Viele Personalverantwortliche schauen im Januar noch einmal auf das abgelaufene Jahr und nehmen gleichzeitig das neue Jahr in den Blick. Sie schließen den Prozess der Leistungsbeurteilung für das vergangene Jahr ab und treffen Entscheidungen über variable Vergütungen für das letzte Jahr und Gehaltsanpassungen für das aktuelle Jahr.
Mit Blick auf die Lohngerechtigkeit gilt es dabei auch die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung zu bewerten und etwaige Verwerfungen zu korrigieren.
Die gesetzlichen Verpflichtungen kennen
Das „Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen“ – kurz: Entgelttransparenzgesetz – bildet die gesetzliche Basis. Angestellte von Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten können bei ihrem Arbeitgeber erfragen, welchen Lohn Mitarbeiter bekommen, die vergleichbare Tätigkeiten machen. Falls es Unterschiede zwischen Männern und Frauen gibt, muss das Unternehmen erklären, warum das so ist.
Wie Spiegel Online am 11.01.2019 berichtete, ignorieren zwei Drittel aller Betriebe ab 20 Beschäftigten die Vorgaben des Gesetzes und haben keinerlei Maßnahmen für eine gerechtere Bezahlung von Frauen ergriffen. Wie das Beispiel der Institutsvergütungsverordnung für Banken zeigt, führt dies regelmäßig zu Verschärfungen der Vorgaben. So entsteht ein erdrückendes Vorgabenkorsett für die betroffenen Unternehmen.
Neben den Vorgaben des Entgelttransparenzgesetzes sind ebenso die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) – umgangssprachlich auch Antidiskriminierungsgesetz genannt – zu beachten. Diese soll Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität verhindern und beseitigen.
Unternehmen im ganzen Land sind damit beschäftigt, die genannten Gesetze und auch eine Vielzahl von weiteren Gesetzesanforderungen einzuhalten. Bei Regelverstößen können einerseits Haftungsrisiken, aber vor allem auch Reputationsrisiken auftreten.
Worauf kommt es bei Vergütungsentscheidungen an
Das Lohngerechtigkeitsprinzip umfasst alle Formen der Vergütung, einschließlich Grundlohn, Überstundenlohn, Boni, Leistungen und andere Vergünstigungen. Gehaltsunterschiede zwischen Arbeitnehmern mit gleichen Arbeitspflichten sind nur dann zulässig, wenn sie auf einem anderen Faktor als dem Geschlecht beruhen, wie z.B. Dienstalter, Leistung, Qualifikation, Fähigkeiten, Ausbildung oder Verantwortungsniveau.
Was können Arbeitgeber unternehmen, um ihr Risiko zu senken und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen?
Überprüfung der Richtlinien und Praktiken
Rechtzeitig vor dem finalen Abschluss der Vergütungsentscheidungen zum Jahresende bzw. Beginn des neuen Jahres sollten Arbeitgeber ihre Vergütungspolitik und -praxis kritisch prüfen, um sicherzustellen, dass Lohnungleichgewichte zwischen Personen mit im Wesentlichen gleichen Arbeitspflichten nicht übertragen werden. Zu den zu berücksichtigenden Fragen gehören:
- Basieren Vergütungsentscheidungen auf objektiven oder subjektiven Kriterien?
- Gibt es Unterlagen zur Begründung von Gehaltsentscheidungen?
- Wenn die Gehaltsunterschiede leistungsabhängig sind, unterstützen Leistungsbewertungen und Dokumentationen die Entscheidungen?
- Gibt es andere legitime Faktoren als das Geschlecht oder andere abgedeckte Merkmale, die eine Lohnunterschiede zwischen den Mitarbeitern rechtfertigen, die im Wesentlichen ähnliche Tätigkeiten ausüben?
Abhängig von den Antworten sollten Anpassungen vorgenommen werden, bevor die finalen Vergütungsentscheidungen getroffen werden, um sicherzustellen, dass
- sie auf objektiven, gut dokumentierten Kriterien beruhen und
- Unterschiede zwischen den Mitarbeitern, die eine im Wesentlichen ähnliche Arbeit verrichten, auf berechtigten Gründen beruhen, die nach den geltenden Gesetzen ermittelt wurden.
Bereinigung von Unstimmigkeiten
Bei der Überprüfung der Lohnpraktiken können Arbeitgeber erkennen, wenn die Vergütung für Arbeitnehmer, die dieselbe Arbeit verrichten, nicht durch nachvollziehbare Faktoren wie Erfahrung, Bildung, Dienstalter oder Verantwortung erklärt werden kann. Jetzt ist es an der Zeit, diese Ungleichheiten zu korrigieren.
Je nach Vergütungsmodell können Arbeitgeber unberechtigte Lohnunterschiede beispielsweise ausgleichen
- durch Gehaltserhöhungen
- gezielte Verwendung variabler Vergütungsgrößen (Boni).
Durch geschickte Handhabung von Bonuszahlung oder Gehaltserhöhung können Arbeitgeber Maßnahmen zum Ausgleich der Vergütung ergreifen, ohne auf mögliche Gehaltsunterschiede hinzuweisen bzw. anhand dieser vorgeführt zu werden.
Durchführung von Audits
Einige Unternehmen treffen nur einmal im Jahr Vergütungsentscheidungen, aber die Bezahlung von Lohn und Gehalt ist ein ständiges Compliance-Problem. Nach der Entscheidung über die Vergütung sollten Arbeitgeber darüber nachdenken, welche zusätzlichen Schritte sie unternehmen können, um Lohngleichheit sicherzustellen.
Arbeitgeber können eine (personal-)interne Prüfung der Vergütungsniveaus durchführen, um potenzielle Gehaltsunterschiede zwischen Arbeitnehmern, die vergleichbare Tätigkeiten ausüben, zu ermitteln und festzustellen, ob es legitime Erklärungen für diese Unterschiede gibt, und gegebenenfalls Maßnahmen zur Korrektur von Unterschieden zu ergreifen.
Ein Audit bietet auch die Möglichkeit, Schwachstellen in den Systemen des Unternehmens zu identifizieren und zu beheben, um sich vor Ansprüchen aufgrund von unberechtigten Lohnunterschieden in Zukunft zu schützen.
Audits sollten mit Unterstützung eines Vergütungsberaters und sofern erforderlich auch eines Anwalts durchgeführt werden, der die Nuancen der Pay-Equity-Gesetze versteht.
Systemische Änderungen berücksichtigen
Unternehmen sollten auch systemische Veränderungen in Betracht ziehen. Dazu gehören die Ausarbeitung formaler Entschädigungspolitiken und -verfahren sowie die Festlegung von Garantien zur Vermeidung von Ausnahmen, die zu rechtswidrigen Lohnunterschieden führen könnten. Unternehmen könnten auch mithilfe schlanker Onlinetools, wie easygrading, eine einheitliche Stellenbewertung durchführen und darauf aufbauend Gehaltsgruppen einführen. Ebenso kann eine Merit-Increase-Matrix eine begründbare Gehaltsanpassung errechnen.
Darüber hinaus sollten die Führungskräfte und Entscheidungsträger über die Vergütung geschult werden. Wichtige Themen wären:
- Treffen von angemessenen Gehaltsentscheidungen, die mit den Unternehmensrichtlinien und dem geltenden Recht übereinstimmen.
- Die geeigneten Faktoren erarbeiten und kennen, die bei der Entscheidung über die Vergütung zu berücksichtigen sind.
- Anwendung der Richtlinien und Ausübung des Ermessens.
- Dokumentation von Vergütungsentscheidungen.
Durch diese Maßnahmen werden die Arbeitgeber in einer besseren Ausgangslage versetzt, um Entscheidungen über Gehaltsanpassungen oder die Größenordnung der variablen Vergütung in Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben zu treffen.
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