Gehaltsmanagement: Warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist eine durchdachte Gehaltsstruktur entscheidend für den Unternehmenserfolg. Sie beeinflusst nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. Dieser Wegweiser richtet sich an Geschäftsführer von KMU und Personalfachleute und bietet eine umfassende Hilfestellung für die Entwicklung und Umsetzung von Gehaltsstrukturen und Gehaltsbändern. Eingegangen wird auf bewährte Vorgehensweisen, Vorteile und mögliche Herausforderungen bei der Umsetzung.
Was ist eine Gehaltsstruktur?
Eine Gehaltsstruktur ist ein Rahmen, der die Vergütung innerhalb eines Unternehmens organisiert. Sie umfasst Wertigkeitsstufen, Gehaltsbänder oder Gehaltsgruppen, die vergleichbare Tätigkeiten innerhalb einer Hierarchie miteinander verbinden. Eine gut konzipierte Gehaltsstruktur fördert angemessenes Verhalten und Leistung, bringt Ordnung und Klarheit in die Gestaltung von Gehaltserhöhungen und Karriereentwicklung und trägt zu Fairness und Legitimität bei.
Ziele einer Gehaltsstruktur
- Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie: In der Gehaltsstruktur sollten sich die Mission, die Vision und die Werte des Unternehmens widerspiegeln.
- Förderung von Leistung und Verhalten: Sie soll Anreize schaffen, gewünschtes Verhalten und hohe Leistung fördern.
- Transparenz und Fairness: Eine klare und faire Gehaltsstruktur vermeidet Diskriminierung und sorgt für Gerechtigkeit.
Arten von Gehaltsstrukturen
Einheitliche Lohnsätze
Diese Struktur sieht einen einheitlichen Stunden-, Wochen- oder Jahreslohn für jede Stelle oder Person vor. Sie ist einfach umzusetzen, bietet aber wenig Flexibilität bei der Gehaltsentwicklung.
Individuelle Gehaltsspannen
Hier legt der Arbeitgeber eine Gehaltsspanne für jeden Arbeitsplatz oder Mitarbeiter fest. Diese Struktur bietet mehr Flexibilität bei der Gehaltsentwicklung als Gehaltsbänder. Sie ist aber auch sehr arbeitsintensiv.
Schmal gestufte Gehaltsstrukturen
Die Spanne zwischen dem unteren und dem oberen Ende des Gehaltsbandes ist relativ schmal. Diese Strukturen umfassen daher viele Gehaltsstufen, in der Regel zehn oder mehr. Der Aufstieg erfolgt in Stufen, die in der Regel von der Betriebszugehörigkeit abhängen. Diese Struktur kann jedoch zu einem „Gehaltsdrift“ führen, wenn Stellen höher eingestuft werden als gerechtfertigt, um Gehaltsanpassungen zu erreichen.
Breit gestaffelte Gehaltsstrukturen
Die Spanne zwischen dem unteren und dem oberen Ende des Gehaltsbandes ist relativ groß und umfasst in der Regel sechs bis neun Stufen. Diese breiten Gehaltsbänder bieten mehr Spielraum für Gehaltsentwicklungen, ohne dass ein Wechsel in ein höheres Gehaltsband erforderlich ist.
Berufsfamilien
Diese Struktur fasst Stellen mit ähnlichen Berufen oder Funktionen zusammen. Sie ermöglicht es, begehrten Mitarbeitenden höhere Vergütungen zu zahlen.
Lokale Entgeltstrukturen
Hier variiert das Gehalt je nach Arbeitsort. Faktoren wie die Lebenshaltungskosten und die Anspannung des lokalen Arbeitsmarktes beeinflussen die Gehaltsstruktur. Dieser Ansatz wird teilweise auch in Haustarifverträgen verfolgt. Letztlich ist er aber arbeitsaufwändig und sehr begründungsbedürftig.
Gehaltsentwicklung
Die Gehaltsentwicklung beschreibt, wie die Beschäftigten ihr Gehalt innerhalb oder außerhalb einer Gehaltsstruktur erhöhen können. Sie ist ein Maß für das „reale“ Lohnwachstum und unterscheidet sich von inflationsbedingten oder beförderungsbedingten Erhöhungen.
Arten der Gehaltsentwicklung
- Betriebszugehörigkeit: Das Gehalt steigt mit jedem Berufsjahr. Dies belohnt den Aufbau von Fachwissen und trägt zur Mitarbeiterbindung bei.
- Altersbedingte Erhöhungen: Tarifverträge sehen teilweise altersabhängige Anpassungen vor.
- Individuelle, leistungsabhängige Vergütung: Gehaltserhöhungen werden an die Leistung des einzelnen Mitarbeiters gekoppelt.
- Leistungsorientierte Vergütung für das Team: Gehaltserhöhungen sind an die Leistung des Teams gekoppelt.
- Unternehmensleistung: Gehaltserhöhungen sind an die Unternehmensleistung gekoppelt.
- Kompetenzvergütung: Gehaltserhöhungen sind an die Bewertung der Kompetenzen des Mitarbeiters gekoppelt.
- Kompetenzbasierte Vergütung: Gehaltserhöhungen basieren auf dem Erwerb zusätzlicher Fähigkeiten oder Qualifikationen.
- Marktorientierte Vergütung: Gehaltssteigerungen orientieren sich an den Gehältern ähnlicher Tätigkeiten oder am regionalen Verdienstniveau auf dem externen Arbeitsmarkt.
- Inflationsbedingte Lohnerhöhungen: Die Löhne werden um die Inflationsrate erhöht.
Bewährte Vorgehensweisen und Methoden bei der Entwicklung von Vergütungsstrukturen
1. Anpassung der Vergütungsstrukturen an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter
Es ist wichtig zu verstehen, aufgrund welcher Überlegungen Gehaltsstufen in eine neue oder überarbeitete Gehaltsstruktur verwendet werden. Dies beinhaltet das Abwägen der Vor- und Nachteile verschiedener Strukturen und die Berücksichtigung der folgenden Kriterien:
- Geschäftsanforderungen, einschließlich Finanzierbarkeit
- Mission, Vision und Werte der Organisation
- Bedürfnisse und Wünsche bestehender und potenzieller Mitarbeiter
2. Interner versus externer Fokus
Bei der Definition und Einstufung von Stellen innerhalb einer Entgeltgruppe ist es von entscheidender Bedeutung, ob der Schwerpunkt auf externen oder internen Faktoren liegt. Ein Marktpreisansatz orientiert sich an den Preisen des externen Arbeitsmarktes, während ein analytisches Stellenbewertungssystem stärker auf die internen Beziehungen zwischen Arbeitsplätzen innerhalb der Organisation ausgerichtet ist.
3. Vermeidung ungerechter Diskriminierung
Viele Arbeitgeber versuchen, ihre Gehaltsstrukturen „geschlechtsneutral“ zu gestalten, um geschlechtsspezifische Segregation zwischen und innerhalb der Gehaltsstrukturen zu vermeiden. Nicht zuletzt die Vorgaben der Europäischen Union zu Entgelttransparenzrichtlinie werden dies zusätzlich fördern.
4. Absenken der Stellenwertigkeit und Entgelt
Eine Kürzung des vertraglich vereinbarten Gehalts oder Stundenlohns durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht zulässig. Das Gehalt des Arbeitnehmers bleibt auch bei einer Herabstufung auf eine geringerwertige Tätigkeit erhalten bzw. wird „eingefroren“. Diese Vorgehensweise kann jedoch problematisch sein, da sie bestehende Lohnungleichheiten fortschreibt.
5. Kontrolle der Gehaltsentwicklung
Während moderne Vergütungsstrukturen darauf abzielen, höhere Leistungen oder Beiträge zu belohnen, müssen Arbeitgeber die Lohnkosten unter Kontrolle halten. Bei flexiblen Vergütungsstrukturen, wie z.B. breiten Gehaltsbändern, kommen verschiedene Techniken zum Einsatz, u. a:
- Zielpunktverfahren: Bei individuellen Leistungslohnvereinbarungen erreichen „gute“ Mitarbeiter einen Zielpunkt in ihrer Gehaltsspanne. Sobald dieser Punkt erreicht ist, verringert sich der Gehaltsanstieg.
- Zoneneinteilung: Dabei wird jede Gehaltsstufe in z.B. drei Zonen eingeteilt und festgelegt, dass ein Wechsel in die nächste Zone nur aus besonderen Gründen möglich ist.
- Barprämien: Innerhalb des Gehaltsbandes könnte ein Referenzpunkt festgelegt werden, ab dem anstelle von pauschalen Gehaltserhöhungen Geldprämien gezahlt werden.
Einführung und Anwendung von Gehaltsbändern
Sorgfältige Abgrenzung von Handlungsbereichen und Verantwortlichkeiten
Die Entwicklung effektiver Gehaltsbänder beginnt mit der sorgfältigen Abgrenzung von Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten. Dies erfordert eine gründliche, jedoch nicht übertriebene Marktrecherche, um wettbewerbsfähig zu bleiben, und eine fundierte Stellenbewertung, um den Wert jeder Rolle zu bestimmen.
Durchführung einer umfassenden Marktanalyse.
Angesichts der sich rasch ändernden Markttrends ist es von größter Bedeutung, über Marktforschungs- und Vergütungsdaten auf dem Laufenden zu bleiben. Die Kosten für Marktvergleiche sind jedoch in der Regel unverhältnismäßig hoch. Lesen Sie hier, wie Sie dennoch qualitativ hochwertige Informationen erhalten können.
Stellenbewertung
Der Prozess der Stellenbewertung ist vergleichbar mit dem Ordnen von Büchern in einer Bibliothek. Jede Stelle wird nach ihren Anforderungen beurteilt und bewertet, um sicherzustellen, dass vergleichbare Funktionen in Gruppen zusammengefasst werden.
Ausgleich interner und externer Faktoren
Bei der Festlegung der Gehaltsbänder ist ein gewisses Fingerspitzengefühl erforderlich, um ein Gleichgewicht zwischen internen und externen Faktoren herzustellen. Die Unternehmen müssen in der Lage sein, flexibel auf die Marktnachfrage oder den Fachkräftemangel zu reagieren, und sollten bereit sein, ihre Gehaltsspannen entsprechend anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Um sicherzustellen, dass die Gehaltsbänder den Marktstandards und der internen Fairness entsprechen, müssen sie regelmäßig überprüft und angepasst werden. Es wird empfohlen, dass sie auch im Rahmen der jährlichen Gehaltsrunde auf Anpassungsbedarf überprüft werden. Bei diesen Überprüfungen sollten die Rückmeldungen der Beschäftigten aus den verschiedenen Unternehmensbereichen berücksichtigt werden.
Nutzung von HR-Technologie
Der Einsatz von HR-Technologie kann die Verwaltung und das Monitoring von Gehaltsbändern erheblich vereinfachen. HR-Tools, wie bspw. eine Gehaltsanpassungsmatrix, können Vergütungsentscheidungen direkt mit der gemessenen Leistung der Mitarbeiter verknüpfen und so strategische und datengestützte Gehaltsanpassungen ermöglichen.
Die 6 wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Gehaltsstrukturierung
- Erstellen Sie präzise Stellenbeschreibungen: Definieren Sie Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und die Bedeutung der Funktionen innerhalb des Unternehmens.
- Ordnen Sie die Funktionen in Ihrem Unternehmen: Verwenden Sie eine Stellenbewertung, um die Funktionen effektiv nach ihrer Wertigkeit zu bewerten.
- Durchführen eines Marktchecks: Stellen Sie sicher, dass die Gehälter in Ihrem Unternehmen mit ähnlichen Positionen auf dem Markt konkurrenzfähig sind.
- Erstellen Sie Wertigkeitsstufen: Legen Sie Wertigkeitsstufen fest, die den Wert jeder Funktion widerspiegeln.
- Erstellen Sie Gehaltsbänder: Legen Sie für jede Wertigkeitsstufe Mindest- und Höchstgehälter fest. Auf diese Weise definieren Sie ein Gehaltsband pro Wertigkeitsstufe.
- Markttrends verfolgen: Überprüfen und aktualisieren Sie die Gehaltsbänder regelmäßig, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Bewältigen Sie die häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit Gehaltsbändern.
Überlappende Gehaltsbänder
Überlappende Gehaltsbänder bieten Flexibilität, können aber zu Schwierigkeiten bei der Festlegung einer genauen Vergütung führen. Durch eine angemessene Verwaltung und Überprüfung dieser Überschneidungen kann eine harmonische Symphonie von fairer und gerechter Entlohnung der Mitarbeiter gewährleistet werden.
Gewährleistung einer fairen Vergütung für Remote-Mitarbeiter
Bei der Festlegung einer fairen Vergütung für Remote-Mitarbeiter müssen Faktoren wie Lebenshaltungskosten und Marktpreise am Standort des Mitarbeiters berücksichtigt werden. Dies erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen Fairness und Wettbewerbsfähigkeit. Da eine Kürzung des Gehalts nur unter sehr wenigen Umständen möglich ist, ist es ratsam, den Zusatznutzen der Möglichkeit zur Remote-Arbeit optimal hervorzuheben. Möglicherweise lässt er sich auch im Rahmen einer Gesamtvergütungsaussage monetarisieren.
Jetzt sind Sie dran: Setzen Sie Ihre Vergütungsstrategie um!
Die Implementierung einer effektiven Gehaltsstruktur und Gehaltsbänder ist ein kontinuierlicher Prozess, der sorgfältige Planung, regelmäßige Überprüfung und Anpassung erfordert.
Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen bewährten Vorgehensweisen und Methoden befolgen, können Sie eine faire, transparente und wettbewerbsfähige Vergütungsstrategie entwickeln, die sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Unternehmen zufriedenstellt. Beginnen Sie noch heute mit der Überprüfung Ihrer aktuellen Vergütungsstruktur und machen Sie den ersten Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Vergütungsstrategie!
Gerne stehen wir Ihnen seitens der Vergütungsberatung ?respondeo! bei der Umsetzung der europäischen Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) in Ihrem Unternehmens begleitend zur Seite. Wir analysieren den Status quo, definieren Prioritäten und begleiten Ihr Unternehmen Schritt für Schritt bei der Umsetzung der Ziele.
Selbstverständlich erläutern wir Ihnen auch gerne die Funktionsweise von easygrading, der Onlineanwendung für Stellenbewertung, IST-Gehaltsanalyse und Gehaltsbanddesign.
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